Zásady ochrany osobních údajů

§ 1

Účelem Politiky ochrany osobních údajů, dále jen „Politika“, ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe, ul. Kaliny 95/28, 41-506 Chorzów, je dosažení způsobu zpracování informací obsahujících osobní údaje v souladu s požadavky platných právních předpisů.

§ 2

  1. Ochrana osobních údajů je realizována prostřednictvím fyzických a organizačních zabezpečení, systémového softwaru, aplikací a uživatelů, přiměřených a odpovídajících riziku narušení bezpečnosti osobních údajů zpracovávaných v rámci vykonávané činnosti.
  2. Správcem osobních údajů zpracovávaných ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe, ul. Kaliny 95/28, 41-506 Chorzów, je Angelika Krupińska.

§ 3

  1. Zabezpečení použitá ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe mají zajistit:
    1. důvěrnost údajů – chápanou jako vlastnost zajišťující, že údaje nejsou zpřístupňovány neoprávněným osobám;
    2. integritu údajů – chápanou jako vlastnost zajišťující, že osobní údaje nebyly neoprávněně změněny nebo zničeny;
    3. prokazatelnost údajů – chápanou jako vlastnost zajišťující, že činnosti osoby mohou být jednoznačně přiřazeny pouze této osobě;
    4. integritu systému – chápanou jako neporušenost systému, nemožnost jakékoli manipulace, ať už úmyslné, nebo náhodné;
    5. dostupnost informací – chápanou jako zajištění, že oprávněné osoby mají přístup k informacím a souvisejícím zdrojům tehdy, když je to potřeba;
    6. řízení rizik – chápané jako proces identifikace, kontroly a minimalizace nebo eliminace rizik týkajících se bezpečnosti, která mohou souviset s informačními systémy sloužícími ke zpracování osobních údajů.
  2. Realizaci výše uvedených záměrů mají zaručit následující předpoklady:
    1. zavedení postupů určujících jednání osob oprávněných ke zpracování osobních údajů a jejich odpovědnost za ochranu těchto údajů.
    2. proškolení uživatelů v oblasti bezpečnosti a ochrany osobních údajů.
    3. přiřazení uživatelům určitých atributů umožňujících jejich identifikaci (hesla, identifikátory).
    4. přijímání nezbytných opatření za účelem odstranění slabých článků v systému zabezpečení,
    5. pravidelné ověřování dodržování zavedených metod postupu při zpracování osobních údajů uživateli.

§ 4

Výrazy použité v Politice je třeba chápat takto:

  1. správce osobních údajů – fyzická nebo právnická osoba, veřejný orgán, jednotka nebo jiný subjekt, který samostatně nebo společně s jinými určuje účely a způsoby zpracování osobních údajů,
  2. zákon – zákon ze dne 10. května 2018 o ochraně osobních údajů (Dz.U. z 2018 r., poz. 1000)
  3. GDPR – nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Úř. věst. EU L č. 119, s. 1),
  4. osobní údaje – veškeré informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby,
  5. zpracování údajů – operace nebo soubor operací prováděných s osobními údaji automatizovaně nebo neautomatizovaně, jako je shromažďování, zaznamenávání, uchovávání, zpracování, spojování, přenos, změna, zpřístupňování a odstraňování, ničení atd.,
  6. informační systém – soustava vzájemně spolupracujících zařízení, programů, postupů zpracování informací a softwarových nástrojů použitých za účelem zpracování osobních údajů,
  7. tradiční systém – soubor organizačních postupů souvisejících s mechanickým zpracováním informací a vybavení a dlouhodobého majetku používaného za účelem zpracování osobních údajů na papíře,
  8. zabezpečení údajů v informačním systému – zavedení a provoz příslušných technických a organizačních opatření zajišťujících ochranu údajů před jejich neoprávněným zpracováním,
  9. příjemce – fyzická nebo právnická osoba, veřejný orgán, jednotka nebo jiný subjekt, kterému jsou osobní údaje zpřístupňovány mimo jiné na základě smlouvy o zpracování,
  10. třetí strana – fyzická nebo právnická osoba, veřejný orgán, jednotka nebo subjekt jiný než subjekt údajů, který může na základě pověření správce osobních údajů zpracovávat osobní údaje,
  11. uživatel – osoba oprávněná ke zpracování osobních údajů,
  12. RCPD nebo registr znamená registr činností zpracování osobních údajů. Registr činností tvoří přílohu č. 1 této Politiky.

§ 5

  1. Ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe jsou zpracovávány osobní údaje zákazníků, obchodních partnerů, zaměstnanců a uchazečů o zaměstnání.
  2. Tyto informace jsou zpracovávány jak v papírové, tak v elektronické podobě.
  3. Politika obsahuje úpravy týkající se zavedených technických a organizačních zabezpečení zajišťujících ochranu zpracovávaných osobních údajů.
  4. Dalšími dokumenty upravujícími ochranu osobních údajů ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe jsou:
    1. Registr činností zpracování osobních údajů,
    2. Postup pro případ narušení ochrany osobních údajů,
    3. Politika ochrany soukromí

§ 6

Politika se vztahuje zejména na:

  1. osobní údaje zpracovávané v systému Microsoft Office,
  2. veškeré informace týkající se údajů zákazníků, zaměstnanců, uchazečů o zaměstnání, obchodních partnerů
  3. příjemce osobních údajů, kterým byly osobní údaje předány ke zpracování na základě smluv o zpracování
  4. informace týkající se zabezpečení osobních údajů, včetně zejména názvů účtů a hesel v systémech zpracování osobních údajů,
  5. jiné dokumenty obsahující osobní údaje.

§ 7

  1. Rozsah ochrany osobních údajů stanovený Politikou a dalšími s ní souvisejícími dokumenty se vztahuje na:
    1. všechny existující, nyní zaváděné nebo v budoucnu zaváděné informační systémy a papírové systémy, ve kterých jsou zpracovávány chráněné osobní údaje,
    2. všechna místa – budovy a místnosti, ve kterých jsou nebo budou zpracovávány chráněné informace,
    3. všechny zaměstnance, stážisty a další osoby mající přístup k chráněným informacím.
  2. K dodržování zásad stanovených Politikou a dalšími s ní souvisejícími dokumenty jsou povinny všechny osoby mající přístup k chráněným osobním údajům.

§ 8

  1. Ve společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe jsou osobní údaje zpracovávány s dodržováním následujících zásad:
    1. na základě právního titulu a v souladu se zákonem (legalita)
    2. poctivě a spravedlivě (poctivost)
    3. způsobem transparentním pro subjekt údajů (transparentnost)
    4. v konkrétních cílech a ne „do zásoby“ (minimalizace)
    5. ne více, než je potřeba (adekvátnost)
    6. s péčí o správnost (správnost)
    7. ne déle, než je potřeba (časovost)
    8. zajišťujíc odpovídající bezpečnost údajů (bezpečnost)

§ 9

Osobní údaje jsou shromažďovány v souborech:

  1. Občanskoprávní smlouvy – papírová dokumentace
  2. Smlouvy uzavírané se zákazníky – papírová dokumentace
  3. Pracovní smlouvy – papírová dokumentace
  4. Registr zákazníků – elektronická forma
  5. Archivní dokumenty – papírová dokumentace 
  6. Účetní doklady – papírová a elektronická dokumentace

§ 10

  1.  Za porušení ochrany osobních údajů se považuje zejména:
    1. neoprávněný přístup nebo pokus o přístup k osobním údajům nebo do prostor, ve kterých se nacházejí
    2. porušení nebo pokusy o porušení integrity údajů chápané jako jakékoli úpravy, zničení nebo pokusy o jejich provedení neoprávněnými osobami nebo oprávněnými osobami jednajícími ve zlé víře nebo jako chyba v jednání oprávněné osoby (např. změnu obsahu údajů, ztrátu všech nebo části údajů),
    3. porušení nebo pokusy o porušení integrity systému
    4. změnu nebo ztrátu údajů uložených na záložních kopiích,
    5. porušení nebo pokusy o porušení důvěrnosti údajů,
    6. neoprávněný přístup (signál o nelegálním přihlášení nebo jiný projev naznačující pokus nebo činnost související s nelegálním přístupem do systému),
    7. zpřístupnění osobních údajů neoprávněným osobám
    8. zničení, poškození nebo jakékoli pokusy o neoprávněný zásah do informačního systému směřující k narušení jeho činnosti nebo k získání údajů obsažených v systému nedovoleným způsobem nebo k účelům neslučitelným s jejich určením,
    9. jiný stav informačního systému nebo prostor, než jaký zanechal uživatel po ukončení práce.
    10. za porušení ochrany osobních údajů se považuje rovněž vloupání do budovy nebo prostor, ve kterých jsou zpracovávány osobní údaje, nebo pokusy o takové jednání
  2. V případě zjištění porušení:
    1. zabezpečení informačního systému,
    2. technického stavu zařízení,
    3. obsahu souboru osobních údajů,
    4. odhalení metody práce nebo způsobu fungování programu,
    5. kvality přenosu dat v telekomunikační síti, která může naznačovat porušení zabezpečení těchto údajů,
    6. jiných událostí, které mohou mít vliv na porušení osobních údajů (např. zatopení, požár apod.), je každá osoba zaměstnaná při zpracování údajů povinna o této skutečnosti neprodleně informovat správce údajů.
  3. Vůči osobě, která v případě porušení zabezpečení informačního systému nebo důvodného podezření na takové porušení nepřijala opatření stanovené v tomto dokumentu, a zejména neinformovala příslušnou osobu v souladu se stanovenými zásadami, se zahajuje disciplinární nebo pořádkové řízení.
  4. Případy neodůvodněného opomenutí povinností vyplývajících z tohoto dokumentu mohou být považovány za závažné porušení pracovních povinností.

§ 11

Každé osobě, jejíž osobní údaje jsou zpracovávány, přísluší právo na kontrolu zpracování jejích osobních údajů, a zejména právo na:

  1. získání vyčerpávající informace, zda jsou její osobní údaje zpracovávány, a na obdržení informace o úplném názvu a adrese sídla správce údajů;
  2. získání informací o účelu, rozsahu a způsobu zpracování osobních údajů;
  3. získání informace, od kdy jsou její osobní údaje zpracovávány, a uvedení obsahu těchto údajů v obecně srozumitelné formě;
  4. získání informace o zdroji, ze kterého pocházejí osobní údaje, které se jí týkají;
  5. získání informace o způsobu zpřístupňování osobních údajů, a zejména informace o příjemcích nebo kategoriích příjemců, jimž jsou tyto osobní údaje zpřístupňovány;
  6. požadování doplnění, aktualizace, opravy osobních údajů, dočasného nebo trvalého zastavení jejich zpracování nebo jejich odstranění, jsou-li neúplné, neaktuální, nepravdivé nebo byly shromážděny v rozporu s

§ 12

Osobní údaje jsou zpracovávány v prostorách umístěných na adrese ul. Kaliny 95/28, 41-506 Chorzów.

§ 13

Za účelem zvýšení účinnosti ochrany osobních údajů bylo provedeno spojení různých zabezpečení způsobem umožňujícím vytvoření několika ochranných vrstev.

  1. Organizační zabezpečení:
    1. byla vypracována a zavedena Politika ochrany osobních údajů,
    2. byl vytvořen postup pro případ porušení ochrany osobních údajů,
    3. byl vypracován a průběžně veden registr činností zpracování   (Vzor tvoří Příloha č. 1 této Politiky)
    4. osoby zaměstnané při zpracování údajů byly seznámeny s předpisy týkajícími se ochrany osobních údajů a se zabezpečením informačního systému,
    5. osoby zaměstnané při zpracování osobních údajů byly zavázány k jejich mlčenlivosti,
    6. zpracování osobních údajů je prováděno za podmínek zajišťujících ochranu údajů před přístupem neoprávněných osob,
    7. pobyt neoprávněných osob v prostorách, kde jsou zpracovávány osobní údaje, je přípustný pouze za přítomnosti osoby zaměstnané při zpracování osobních údajů a za podmínek zajišťujících bezpečnost údajů,
    8. doklady a nosiče informací obsahující osobní údaje, které mají být zničeny, se likvidují pomocí k tomu určených zařízení nebo se tak upraví, aby nebylo možné obnovit jejich obsah.
  2. Technická zabezpečení:
    1. router byl zabezpečen oddělením od veřejné sítě pomocí specializovaného softwaru „firewall“,
    2. počítačová pracoviště byla vybavena individuální antivirovou ochranou,
    3. počítače byly zabezpečeny proti možnosti používání osobami neoprávněnými ke zpracování osobních údajů pomocí individuálního identifikátoru uživatele,
    4. osobní údaje přenášené elektronickou cestou budou odpovídajícím způsobem zabezpečovány
  3. Prostředky fyzické ochrany:
    1. zařízení sloužící ke zpracování osobních údajů jsou umístěna v uzamykatelných místnostech,
    2. doklady a nosiče informací obsahující osobní údaje jsou uchovávány v uzamykatelných skříních,
    3. přístup ke klíčům mají pouze oprávnění zaměstnanci a spolupracovníci
    4. údaje v papírové formě mohou být na stolech pouze po dobu nezbytnou k provedení pracovních úkonů a poté musí být uloženy do skříní,
    5. monitory počítačů, na nichž jsou údaje zpracovávány, jsou nastaveny tak, aby neoprávněné osoby neměly do údajů náhled,
    6. chybné nebo neaktuální výtisky a papírové verze obsahující osobní údaje nebo jiné chráněné informace - jsou ničeny pomocí skartovačky nebo jiným mechanickým způsobem znemožňujícím jejich opětovné obnovení.

§ 14

  1. V areálu společnosti Angelika Krupińska „Amanda“ Przedsiębiorstwo Handlowe je provozován kamerový systém.
  2. Údaje získané z kamerového systému jsou uchovávány po dobu nejvýše 3 měsíců ode dne záznamu.
  3. Monitorovaný prostor je řádně označen v souladu s čl. 222 § 9 a 10 zákoníku práce.

§ 15

 

  1. Politika byla vypracována na základě požadavků obsažených v:
    1. Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (Úř. věst. EU L č. 119, s. 1),
    2. Zákoně ze dne 10. května 2018 o ochraně osobních údajů (Sb. z r. 2018, poz. 1000),
  2. Politika je interním dokumentem a nesmí být zpřístupněna nepovolaným osobám v žádné formě.
  3. Uživatelé jsou povinni se seznámit s obsahem Politiky.
  4. Uživatel je povinen učinit prohlášení, že se seznámil s předpisy GDPR, zákonem o ochraně osobních údajů a prováděcími předpisy vydanými na jeho základě, s touto Politikou, a zároveň se zavázat k jejich dodržování.
  5. V záležitostech neupravených touto Politikou se použijí aktuálně platné právní předpisy v oblasti ochrany osobních údajů.
  6. Uživatelé jsou povinni při zpracování údajů bezpodmínečně dodržovat ustanovení obsažená v této Politice. V případě odlišných úprav od těch obsažených v této Politice, které se vyskytují v jiných postupech platných u správce údajů, jsou uživatelé povinni uplatňovat přísnější pravidla, jejichž použití zajistí vyšší úroveň ochrany informací.

Příloha:

  1. Vzor registru činností zpracování údajů